Loading
BLOG 開発者ブログ

2022年12月19日

Outlookを使って空いている会議室を簡単に探したい

Exchange OnlineとOutlookを利用した環境でより簡単に会議室を見つけ、より快適に会議室予約をする方法の提案です。

目次

はじめに

こんにちは。
マイクロソフトクラウドグループのmaruoka.nです。
この記事は アイソルート Advent Calendar 2022 19日目の記事です。

昨年の今頃、Exchange OnlineとOutlookで社内リソース予約を管理するという記事を書きましたが
今回はその社内リソース予約の応用編になります。
ぜひ、昨年の記事も併せて確認いただければと思います。

これまでの会議室検索

Exchange OnlineとOutlookを利用している場合、追加の設定等なしで「会議室または場所を検索します」の欄で会議室を指定することが可能です。
(Outlook on the Webの画面例)

しかし、この「会議室または場所を検索します」に表示される会議室の数には限りがあるため、
様々な拠点に複数の会議室がある場合や、利用可能な会議室を探す場合は探すのが少し手間になります。
そのような場合は「会議室一覧配布グループ」を作成することで、予定登録時の会議室探しがこれまでより少し簡単になります。

会議室検索機能の実装

[要件]
今回は東京本社と大阪支社に以下名前の会議室があることを想定し、会議室一覧配布グループを作成します。
【東京本社】りんご、ばなな、さくらんぼ、ドリアン、えだまめ、いちじく、ぶどう
【大阪支社】あか、オレンジ、きいろ、みどり、あお、あい、むらさき

0.事前準備
実装する前に以下の環境が整っていることを確認します。
・PowerShellでExchange Onlineへ接続していること
(参考リンク:Exchange Online PowerShell に接続する | Microsoft Docs
・各会議室のメールボックスが存在していること
(参考リンク:リソース メールボックスを管理Exchange Online | Microsoft Docs

1.会議室一覧配布グループを作成する

会議室をとあるグループごとにまとめるために「会議室一覧配布グループ」を作成します。
・会議室一覧配布グループ作成コマンド

New-DistributionGroup -Name "会議室一覧配布グループ名" -Alias "エイリアス" -RoomList

※通常の配布グループを作成するときのコマンドに加え、-RoomListのパラメータが追加されているのがポイントとなります。
このパラメータを追加することで会議室一覧配布グループとして作成することの指定となります。

[コマンド実行例]

会議室配布グループを東京本社と大阪支社の2種類作成したいため、大阪支社分の作成コマンドも実行します。

2.グループにメンバーを追加する

1. で作成した会議室一覧配布グループの会議室メールボックスをメンバーとして追加します。

Add-DistributionGroupMember -Identity "会議室一覧配布グループのプライマリメールアドレス" -Member "メンバー追加する会議室のプライマリメールアドレス"

※今回は少し面倒ですが、追加したい会議室を一個ずつ追加する対応を行いました。
インポート用のCSVファイルを作成すればもう少し簡単にメンバー追加することができます。
[コマンド実行例]

※大阪支社分も同じように会議室一覧配布グループにメンバーを追加します。

これで準備は完了です。あとは反映されるのを待ちます。
(反映に最大24時間かかることがあるため注意が必要です。今回も反映までに24時間ほどかかりました。)

新しい会議室検索を使ってみる

会議室一覧配布グループを利用した会議室検索を使ってみます。(Outlook on the Webの例)

1.Outlook on the Webから予定表を開き、予定を入れたい日付→画面拡張の矢印の順にクリックします。

2.予定作成の詳細画面から、会議室または場所を検索します > 会議室の検索を使用して参照する の順に選択します。

3.画面右に表示される「会議室の検索」にある[建物]欄に先に作成した、会議室一覧配布グループ名を入力します。

4.会議室一覧配布グループ名の一部を入力すると候補が表示されるため、選択します。

5.東京本社の会議室が一覧で表示されるため、空き情報等を確認しつつ抑えたい会議室を選択することが可能です。

6.大阪支社を検索すると、大阪支社の会議室が一覧で表示されます。

おわりに

追加のアドオンなど必要なく、Exchange OnlineとOutlookの標準機能でこのような会議室予約の管理もできるようになります。
会議室予約管理の改善を検討している方へのヒントになればと思います。

maruoka.nのブログ